Gör kåren redo, en avdelning i taget

1. Logga in med rätt konto

   Öppna din personliga inbjudan och logga in med Google-kontot för adressen i mejlet. Inbjudan gäller i sju dagar och kan användas en gång. Använd därefter inloggningssidan. Be den som bjöd in dig om en ny länk om den har gått ut.

   På din egen telefon eller dator kan du låta Håll mig inloggad på den här enheten vara markerat när du väljer Fortsätt med Google. Det gäller även Kårnavet på iPhones hemskärm. Inloggningen kan då vara kvar i upp till 30 dagar, men går ut efter 14 dagar utan användning. Avmarkera på en delad enhet; då gäller högst åtta timmar och 30 minuters inaktivitet. Logga ut avslutar inloggningen direkt. Återkallad behörighet kan också avsluta åtkomsten.

2. Kontrollera kårens start

   Öppna Överblick och fäll ut Uppstart och grundinställningar för kårens gemensamma startsteg. En ny kår skapas först av Kårnavets plattformsadministratör och får därefter en personlig inbjudan till sin första kåradministratör.

3. Lägg till avdelningarna

   Gå till Avdelningar, välj Hantera avdelningar och ange avdelningsnamn, scoutgren och ansvarig ledare. Avdelningsnamnet ska vara den lokala gruppen, till exempel Stigfinnarna.

4. Följ avdelningens startguide

   Öppna avdelningens startguide och gör stegen i ordning: Scoutnet, medlemslistor, mötesplatser och SMHI, gruppadresser, terminsplan och ledarbehörigheter. Knappen Gör klart leder till rätt fält.

   Startguidens Gör klart för terminsplan och publicering öppnar kårledningens planhantering. Du kan synka terminsplanen och publicera i kårens avdelningar utan att tilldelas ett ledaruppdrag där. Efter sparande finns länken tillbaka till startguiden kvar. Ledarnas mötesarbete ligger fortsatt i deras egna avdelningsvyer.

   Scoutnet-läsnycklar: öppna kårens API-sida i Scoutnet. Under View group information kopierar du värdet vid API-nyckel till Kårnavets fält Läsnyckel: kårinformation. Under View members kopierar du på samma sätt API-nyckeln till Läsnyckel: medlemslista. Kår-ID identifierar bara kåren; läsnycklarna ger Kårnavet skrivskyddad behörighet att läsa informationen. Använd inte URL för API-endpoint, HTTP-autentisering eller CSV/XLS-länkar. Anpassade listor lämnas tomt tills kåren faktiskt använder en sådan Scoutnet-lista.

5. Bjud in ledare och kårledning

   Plattformsadministratören skapar kåren med kårens Scoutnet-ID. Kåradministrationen registrerar avdelningar och deras separata Scoutnet-listor för scouter och ledare. Avdelningsledare kan därefter bjuda in ledare. Vanliga ledare kan bjuda in vårdnadshavare från underlaget via Ledare och vårdnadshavare. Avdelningsledaren kan dessutom återkalla åtkomst inom den egna avdelningen.

   Scoutnet-underlaget avgör om en person blir ledare eller avdelningsledare i detta flöde. Kåradministrationen hanterar ändringar mellan dessa roller, flerroller, undantag och avdelningsledarens egen åtkomst under Personer och åtkomst. Befintlig kårledning bjuder också in fler kårledare.

6. Skicka och följ upp inbjudan

   Markera Skicka direkt från Kårnavet för att skicka mejlet med logga och inbjudningsknapp när e-post är konfigurerad. Annars använder du Öppna e-postutkast eller kopierar länken och skickar den själv. Ett manuellt e-postutkast är i vanlig text.

   Under Inbjudningar ser du status. Skickad betyder att mejltjänsten har tagit emot mejlet; Aktiverad betyder att personen har accepterat inbjudan. Använd Skicka igen om en ny länk behövs. Under Behörigheter kan du redigera roller eller återkalla åtkomst när uppdraget ändras.

7. Kontrollera innan familjeläget öppnas

   Ledaren kan börja när grundstegen är klara. Publicera familjeinformationen först när tider, platser, packning och kontaktvägar är granskade.

För över möten från Google Sheet

För avdelningsledare och kårledning. Vanliga ledare arbetar med mötena i Kårnavet och behöver inte hantera filkopplingen.

1. Välj fil under Terminsplan → Google Sheets. Lägg först till terminen med minst ett datum och en aktivitet. Anslut ditt Google-konto och välj ledarlagets ark. Kårnavet föreslår flik och kolumner; ändra dem bara om förslaget är fel.
2. Välj För över möten från Google Sheet. Matchade möten föreslås uppdateras, nya datum läggas till. Öppna en rad om du behöver rätta eller ändra förslaget. Tomma celler i arket tömmer inte sparade mötesuppgifter.
3. Kontrollera sammanfattningen och spara. Då uppdateras Kårnavets arbetsversion. Google Sheet och familjernas publicerade plan ändras inte av importen.

Om ledarlaget vill synkronisera åt båda håll finns Granska tvåvägssynk under Tvåvägssynk och filinställningar. Det är ett separat avancerat val som även kan skriva till originalarket efter granskning.

När tvåvägssynk ger skillnader

Välj Kårnavet eller Google Sheet för hela mötet. Öppna Jämför och ändra enskilda uppgifter för undantag. Nya möten och tömning av innehåll kräver egna bekräftelser; ett samlat val räcker inte för att radera en uppgift.

Datumrader utan aktivitet väntar tills de har ett mötesnamn. Fristående anteckningar lämnas orörda. Mötes-ID hjälper Kårnavet att känna igen ett möte även om datum eller rubrik ändras. Välj Koppla till ett befintligt möte om en rad saknar ID men redan finns i Kårnavet.

Om synkningen stannar

Välj Återuppta synkning efter ett avbrott. Har underlaget ändrats väljer du Granska på nytt. Om den som kopplade arket förlorar sin behörighet behöver en behörig avdelningsledare eller kårledare ansluta sitt eget Google-konto och välja filen igen. En påbörjad granskning återupptas av den som startade den.

Byt fil och Koppla från finns i Google Sheets-panelen. Koppla från lämnar filen kvar i Drive. En ny, separat mallkopia byter aldrig den befintliga kopplingen.

Mall, Excel och återställning

En befintlig planeringsflik kan användas direkt. Kårnavet letar efter Datum och mötesnamn i Aktivitet, Rubrik eller Tema. Välj rätt flik vid kopplingen. Om rubrikerna inte känns igen väljer du rubrikrad och anger vilka kolumner som är Datum och Aktivitet; tid, plats, ansvar och material kan också kopplas. Övriga kolumner för tid, plats, ansvar, körschema, material, familjeinformation och säkerhet är valfria. Risknivå kan vara Låg, Normal, Förhöjd eller Hög. Ändra inte Kårnavet mötes-ID manuellt.

Excelmallen finns under Separat mall och Excel. Fyll i den och läs in filen via Lägg in er första terminsplan eller Lägg till eller uppdatera en termin. Google Sheets är valfritt: för löpande synk konverterar ni filen till ett Google Sheet och kopplar sedan arket.

Under Synkhistorik och återställning kan du granska tidigare värden i upp till 90 dagar och välja vad som ska återställas. Återställning för valda uppgifter förs till båda systemen, men tar inte bort nya möten eller ändrar familjeversionen.

Följ vardagen i Överblick

Läget i avdelningarna sammanställs automatiskt från ledarnas vanliga arbete: klarmarkerad närvaro under de senaste 30 dagarna till och med igår, aggregerad hälsokortsstatus och nästa planerade möte. Ingen separat rapport behöver lämnas. Saknad närvaroregistrering räknas inte som låg närvaro.

Behöver uppmärksamhet visar konkreta åtgärder med länkar. Datakällor och kontrolltider visar även saknat underlag. Hälsokort skiljer mellan en insamling som inte har startats, manuell avstämning och en automatisk synkning som behöver åtgärdas. Hälsokort visar senaste avstämning; äldre än 36 timmar kan vara inaktuellt. Medlemssynkens historik ska inte kvitteras. Bara en stoppad överföring visar en konkret åtgärd. Uppstarten ligger separat.

Överlämna ansvar och granska familjeinformationen

Roller och överlämning visar faktiska kontobehörigheter, ej aktiverade inbjudningar och personägda anslutningar. Följ checklistan när en ledare slutar och gör eventuella behörighetsändringar manuellt under Personer och åtkomst. Sparad anslutning betyder inte verifierad funktion.

Öppna Förhandsvisa familjevy för att läsa avdelningens gemensamma information. Välj Senast publicerad eller Sparad arbetsversion och följ navigationen. Den skrivskyddade vyn ger ingen åtkomst till barnkopplingar, frånvaro eller individuella hälsokort. Överlämningen nås från Personer och åtkomst. Välj Visa familjeinformation vid avdelningen för förhandsvisningen, på både mobil och dator.

Ha detta till hands

Scoutnets kår-ID och avdelningarnas list-ID:n, ansvariga ledares e-postadresser, terminsplan, mötesplatser samt avdelningarnas gruppadresser.

Öppna kårledningen

Medlemsuppgifter uppdateras från Scoutnet varje natt. Avslutade medlemskap tas bort från aktuella listor medan historisk närvaro bevaras. Åtkomst för vårdnadshavare följer kvarvarande barnkopplingar. Kåradministrationen granskar avvikelser.

Under Integrationer kan du välja Synka nu för vald avdelning. Tomma listor, stora bortfall och nya blockerande datavarningar kräver Hämta och granska. Befintliga kontaktvarningar på helt oförändrade medlemsrader hindrar inte andra uppdateringar. I granskningen visas personens namn och jämförelsen Nu i Kårnavet och Från Scoutnet. Välj att använda uppgifterna eller Hoppa över – behåll nuvarande uppgifter vid personen. Saknad e-post eller telefon från Scoutnet är information och stoppar inte synken. Felaktiga adresser och andra avvikelser kan kräva granskning. Spara valda uppdateringar genomför valen endast i Kårnavet. Oförändrade personer ligger i en separat lista utan beslut. Se senaste kontroll och resultat under Medlemmar.

Under Inställningar anger du kårens verifierade allmänna kontakt. Avdelningsledare hämtas från uttrycklig Scoutnet-roll, annars från avdelningens angivna ansvariga. Kårordförande hämtas från en entydig roll i medlemskopian. Ange en manuell ersättning bara vid behov; tomma fält använder Scoutnet. Spara kontaktvägar visar uppgifterna direkt för familjer; inga meddelanden skickas.

Sidhuvudet och menyn visar vilken rollvy du använder, till exempel Kåradministration. Du ser bara rollvyer som ditt konto har tilldelats. Har du flera roller kan du växla mellan dem i menyn. Kåradministration ger inte automatiskt en ledarvy; ett ledaruppdrag behöver också vara tilldelat.

Följ upp support

På Support ser kårledningen kårens ärenden och svar från Kårnavet. Du kan komplettera ärenden som du själv har skapat. Välj Komplettera ärendet och Spara komplettering om du behöver lägga till uppgifter. Ärendet öppnas då igen. Skriv inga känsliga personuppgifter.

Från avdelningarna

Under Från avdelningarna ser du ärenden som avdelningsledarna har lyft och som kräver kårledningens beslut eller insats. Korta frågor tas i Google Chat och avdelningsledarna samordnar själva mellan avdelningarna, till exempel om fler ledare behövs. Välj Svara eller ändra status, ange vid behov ansvarig och svar, och välj Spara återkoppling. Avdelningsledarna ser återkopplingen på Min vecka. Delat betyder att ärendet finns här; Mottaget är er bekräftelse. Använd Pågår under arbetet och Klart när ärendet är löst. Inga mejl skickas.

Mötesunderlag vid behov

Öppna Mötesunderlag och välj termin eller datumperiod. Planering, registrerad närvaro och periodens delade ärenden sammanställs automatiskt. Komplettera vid behov med sammanfattning och beslutspunkter; dessa fält sparas automatiskt för kårledningen. Skapa mötesunderlag sparar en oföränderlig version. Välj Skriv ut / spara PDF för utskrift eller PDF. Ledarna behöver inte lämna rapporter. På mobil finns båda sidorna under Mer.

Åtgärdslänkar följer dina tilldelade roller. Utan eget ledaruppdrag följer du upp mötesansvar via Roller och överlämning, närvaro via Mötesunderlag och publicering via Förhandsvisa familjevy. Avdelningens ledare gör ändringarna i sina arbetsvyer.

Efter en åtgärd visas bekräftelser och felmeddelanden direkt i skärmen. Du kan fortsätta där du är på sidan och stänga rutan med Stäng meddelandet.

Supportärenden hanteras av Kårnavet. När du skickar eller kompletterar ett ärende uppdateras listan och antalet öppna ärenden automatiskt, med bekräftelse vid listan. Svar sparas på Support och kan läsas när du är inloggad. E-postaviseringen innehåller en hänvisning till supportsidan och kan försenas vid leveransproblem. En komplettering öppnar ditt ärende igen. Skriv inga känsliga personuppgifter i ärendet.

Mötesplatser och väder

Välj och hantera mötesplatser finns i mötet och under Utskick. Välj en sparad plats eller använd Sök plats och välj rätt träff; koordinaterna fylls i automatiskt. Sökningen är kostnadsfri via OpenStreetMap/Nominatim och görs bara när du trycker på Sök plats. Spara mötesplats och välj sedan Använd i mötet. Samlingsinformation anges separat. Ledare kan ändra och ta bort platser för sin avdelning; platser som används i kommande möten behöver först ersättas i mötena. Manuella koordinater finns under Avancerat.

Ändra flera möten

Granskningen visar tiden som används på mötet. Om mötets tid är tom visas terminsplanens standardtid, märkt standardtid. Granskningen ändrar inga sparade uppgifter.

Öppna Ändra flera möten under terminsplanen. Välj möten och fält, ange nytt värde och välj Granska ändringarna. Kontrollera före och efter, och välj sedan Spara granskade ändringar. Familjer ser uppdateringen först efter publicering. Den extra packningen ersätts för de valda mötena. Avdelningens grundpackning och mötenas undantag behålls.

Ledare kan spara adress, samlingsinformation och portkod under Välj och hantera mötesplatser. Uppgifterna kopieras till mötet med Använd i mötet och kan användas i avdelningens utskicksmall. Ändringar i platsregistret ändrar inte redan sparade möten.

Under Utskick → Grundpackning ändrar avdelningens ledare sin gemensamma lista för e-post och WhatsApp. Alla avdelningar börjar med samma fem punkter: kläder efter väder, liten vattenflaska, scoutskjorta om du har, PPP - Papper, Penna, Plåster och reflex under mörka månader. Ange en sak per rad och välj Spara grundpackning. Återställ standardpackning fyller i startlistan igen; spara för att behålla den. En sparad tom lista innebär ingen grundpackning. Import och kårens textmall ändrar aldrig listan. Fältet Packlista kombinerar grundpackningen med mötets packlista utan likadana poster. Inställningen gäller nya utkast. I Redigera möte kan du avmarkera grundpackning för just det mötet och lägga till Extra packning för detta möte. Kontrollera packningen i utskickets förhandsvisning innan du skickar. För en redan publicerad plan väljer du Publicera uppdaterad familjeinformation vid planens rubrik för att uppdatera familjesidan. Familjesidan får samma packlista när planen publiceras igen, och visar fram till dess föregående publicering. Inget skickas när du sparar.

Kåradministrationen kan ange Kårens utskicksstandard under Kåradministration → Inställningar. Det gäller ämnesrad och text. Avdelningarna kan välja en egen utskicksmall. Grundpackningen hanteras separat av ledarna för respektive avdelning.

Födelsedagar i ledarvyn

Ledarna ser avdelningens födelsedagar kring mötet. Det kräver att dag och månad finns i medlemskopian. Uppdatera äldre kopior genom Scoutnet-synkning eller ny filimport med födelsedatum; enbart födelseår räcker inte. Kontrollera uppgifterna i Scoutnet om födelsedagar fortfarande saknas.

Föräldrahjälp hanteras av avdelningens ledare på kommande publicerade läger och större arrangemang. Ledaren publicerar uppgifter och ser anmälda vuxna; familjerna bokar och avbokar sina egna platser. Kåradministrationsrollen ger inte i sig ledarbehörighet. Inga notiser skickas.

Rätta i importgranskningen

Öppna mötets rad i importgranskningen. Varningarna visas även i sammanfattningen. Rätta datum, rubrik, tid, plats, inne/ute, ansvariga eller extra packning och välj Uppdatera granskningen. Kontrollera varningar och kopplingar till sparade möten igen innan du sparar terminsplanen. Källfilen ändras inte.

Hitta administrationsverktygen

Huvudmenyn har Överblick, Avdelningar och Personer och åtkomst. Inställningar ligger separat; på mobil under Mer. Överblick visar öppna ärenden och stoppade medlemsöverföringar, därefter avdelningarnas automatiska lägesbild. Där finns också Ärenden och tidigare svar, Skapa mötesunderlag och Styrdokument. Medlemsuppslag, Ledarkrav och överlämning nås från Personer och åtkomst. Familjeinformation öppnas från respektive avdelning.

Under Personer och åtkomst visas supporthistoriken: vem som öppnat åtkomstlistan, vad som ändrats och varför supportsessionen avslutats. Supporten arbetar med egen personalidentitet och behöver ingen lokal ledarroll. Befintliga administratörer behålls vid administratörsåterställning.

Koppla befintliga möten vid Google Sheets-synk

Saknar en Sheet-rad mötes-ID och rubriken skiljer sig kan du välja Koppla till ett befintligt möte under Koppla eller skapa möte. Möten på samma datum föreslås först. Välj Koppla och jämför uppgifter; kopplingen skriver inget innehåll och versionsval görs i den nya jämförelsen. När du sedan synkar sparas mötes-ID i raden. Välj Lägg till som nytt möte bara för nya möten. Hoppa över raden denna gång lämnar raden orörd. Finns även ett motsvarande okopplat möte i Kårnavet, koppla dem eller välj Hoppa över mötet denna gång även där. Oklara möten läggs inte till i arket utan ett separat val.

Risknivåerna Låg, Normal, Förhöjd och Hög stöds i både mötesredigeringen och Google Sheets-synkningen. Låg behålls som Låg. Om en risknivå inte är giltig visas mötets datum, namn och värdet direkt i granskningen. Välj en giltig version eller Rätta risknivån för detta möte. Den rättade nivån gäller båda systemen oavsett versionsval. Längst ned finns genvägar till möten med riskfel eller obekräftade tömningar. Bekräftade tömningar försvinner från varningarna men räknas fortfarande i sammanfattningen.

Kontrollera kvitto och familjeinformation

Medlemsgranskningens kvitto räknar faktiskt genomförda inaktiveringar. Personer som hoppas över eller fortfarande finns i ett annat medlemsunderlag räknas inte som inaktiverade.

Förhandsvisa familjevy visar samma publicerade packlista och texter som familjen. Under Information visas också ändringar sedan föregående publicering. Sparad arbetsversion inkluderar aktuell grundpackning, undantag och extra packning. Inget publiceras eller skickas från förhandsvisningen.

Hämta prognos använder Stockholm när mötesplats saknas eller inte kan matchas. Reservplatsen ändrar inte platsregistret eller mötets plats.

När du ändrar ett ledarkrav under Personer och åtkomst → Ledarkrav uppdateras personens antal, totalsumman och öppna krav direkt efter sparandet. Personen du har öppnat ligger kvar.

Har ditt konto både ett ledar- eller kårledningsuppdrag och en felaktig vårdnadshavarroll kan du välja Ta bort vårdnadshavarrollen under Mitt konto. Familjekopplingen tas bort, övriga roller behålls och du loggas ut. Logga sedan in med Google igen.

Om du saknar åtkomst

Välj Till din startsida för att komma tillbaka till din rollvy, eller Visa mitt konto för att kontrollera ditt konto. Be kårledningen kontrollera roll, avdelning och familjekoppling om du behöver annan åtkomst. Har inloggningen upphört väljer du Logga in.

Om publiceringen stoppas visar beskedet mötets datum och rubrik samt vilka uppgifter som saknas. Rätta uppgifterna, spara och publicera igen. Familjen ser föregående publicering tills den nya lyckas.

I Kårens utskicksstandard är text inom dubbla klamrar automatiska mötesfält; kårledningen ändrar återkommande formuleringar, medan ledarna ändrar mötets värden i mötet, mötesplatsen, grundpackningen eller mötestillägget. Förhandsgranska exemplet innan du sparar. Sparandet skickar inget. Om SMHI:s prognos inte täcker mötestiden skapas WhatsApp-utkastet utan väder och den faktiska prognosgränsen visas. När du byter mellan kårens och egen utskicksmall följer förklaringen ditt val. Osparade ändringar markeras tills du sparar. En äldre förhandsvisning döljs när malltexten eller valt möte ändras; välj Förhandsgranska igen. Återställ standard i formuläret fyller bara i standardtexten; spara för att behålla den.

Personer och åtkomst på mobil

Användare visas först, följt av Bjud in och Inbjudningar. Kontroll visas bara när något behöver granskas. Välj en flik för att öppna dess innehåll.

Börja med det som behöver åtgärdas

Överblick visar öppna ärenden och Behöver uppmärksamhet först. Läget i avdelningarna visas direkt. Totalsiffror finns under Statistik för kåren. Uppstart och grundinställningar finns separat längre ned.

Om en personlig länk inte fungerar

Kårnavet kontrollerar inbjudnings- och återställningslänken innan ett lösenordsformulär visas. En använd eller utgången inbjudan ersätts av kårledningen; har du redan ett konto kan du logga in direkt. För ett nytt lösenord väljer du Glömt lösenord på inloggningssidan. Ledare och kårledning använder Fortsätt med Google. Vid anslutningsfel kan du välja Kontrollera länken igen.

Terminsplanens åtgärder

När en terminsplan finns visas mötena först. Import och Google Sheets finns efter möteslistan. Google Sheets visar en kompakt statusrad som öppnas för filkoppling, granskning och historik. Synkfel och konflikter visas tydligt även när inställningarna är stängda. Ändra flera möten och Ta bort publicering finns under Fler åtgärder. Ledarnas ansvarsfördelning är samlad i Terminsplan med Alla som standard, Mina och Utan ansvarig; detta ger inte kårledning nya ledarbehörigheter.

Hitta rätt på sidan

Öppna Hjälp med sidan när du behöver instruktioner. I Hjälpcenter kan du söka i guidernas rubriker och innehåll.

Personer och åtkomst börjar med Användare. Välj Bjud in när någon behöver ett konto. Kåradministration ger administrativ åtkomst, inte bara möjlighet att läsa. Ledarnas utskick varnar om arbetsversionen ännu inte är publicerad för familjer.

Om sidan laddas om efter att du sparat får sparbekräftelsen tangentbordsfokus, så att du kan fortsätta där du arbetade. Välj Stäng meddelandet för att återgå till kontrollen.

På mobil öppnar du Filtrera möten för att välja Alla eller Kommande. I ledarvyn finns dessutom ansvarsfiltren Alla, Mina och Utan ansvarig. Valda filter visas i rubriken och följer med vid omladdning. Sökningen ligger alltid synlig. Fler åtgärder, inklusive Ändra flera möten, finns efter möteslistan.

I familjeförhandsvisningen heter sidan med publicerade ändringar och aktivitetstexter Information, liksom i familjevyn.